Politiques de confidentialité
Afin d’offrir un service de qualité à ses clients, La Clinique de Soins Infirmiers de Lévis peut devoir récolter certains renseignements personnels, par exemple : nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, numéro d’assurance maladie, adresse postale, renseignements de nature médicale, etc. Un renseignement est considéré personnel lorsqu’il concerne une personne physique et permet de l’identifier. Ce type de renseignement est confidentiel. Sauf exceptions, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée. En prenant un rendez-vous, la personne concernée consent à partager ses informations.
Pour La Clinique de Soins Infirmiers de Lévis, la protection des renseignements personnels est primordiale. La présente politique encadre le traitement des renseignements personnels au sein de La Clinique de Soins Infirmiers de Lévis et favorise les bonnes pratiques en la matière.
Quelles sont les données collectées, comment le sont-elles et pourquoi
Types de renseignements personnels collectés
La Clinique de Soins Infirmiers de Lévis s’engage à ne recueillir, utiliser, communiquer et conserver que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités et dans le cadre de ses affaires. Elle peut récolter les informations suivantes sans s’y limiter :
- Prénom et Nom | Afin de permettre une identification adéquate
- Genre | Afin de connaître soit le genre auquel la personne concernée se défini ou son sexe à la naissance, puisque certains services peuvent seulement être effectués pour un genre donné.
- Numéro d’assurance maladie | Afin de permettre une identification adéquate : la RAMQ est un numéro d’identifiant unique qui permet de ne pas faire d’erreur d’identification dans le cas ou deux personnes ont le même nom et la même date de naissance.
- Adresse électronique | Afin de communiquer avec la personne, par exemple pour confirmer un rendez-vous ou envoyer une facture
- Numéro de téléphone | Afin de contacter la personne
- Adresse résidentielle et code postal | Afin de connaître l’emplacement de la personne concernée
- Renseignements de nature médicale | Afin d’effectuer les analyses de laboratoire demandées par le médecin ou d’évaluer la condition physique ou mentale d’une personne symptomatique.
Méthodes de collecte
La Clinique de Soins Infirmiers de Lévis est amenée à recueillir des renseignements personnels de différentes manières :
- Prise de rendez-vous par téléphone ou en ligne via la plate-forme Clixibook de Cliniciel Inc.;
- Participation à un sondage satisfaction via un lien fourni avec la facture lorsque celle-ci est transmis de façon électronique;
- Question ou commentaire transmis à notre service à la clientèle par courriel, messagerie instantanée (chat) ou en clinique;
- Consultation avec l’infirmière.
Comment les renseignements personnels sont-ils protégés?
La Clinique de Soins Infirmiers de Lévis veille à la protection des renseignements personnels dès leur collecte et implante des mesures de sécurité ayant pour objectif de les protéger contre un usage non conforme à la législation en vigueur, à éviter les pertes accidentelles, les modifications, divulgations ou accès non autorisés, un mauvais usage ou toute forme illégale d’utilisation.
Tous les renseignements collectés qui doivent être conservées pendant un certain temps sont saisi dans un logiciel sécurisé et tous les documents papiers sont déchiquetés immédiatement après leur utilisation.
Les employés ainsi que les administrateurs sont tenus de respecter la confidentialité des informations.
Les Renseignements personnels sont conservés dans des endroits sécurisés, selon les pratiques généralement reconnues, et l’accès à ces renseignements personnels est limité aux seuls membres du personnel qui le requièrent aux fins de l’exercice de leurs fonctions. Les renseignements personnels sont conservés que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente politique et/ou pour se conformer à ses obligations légales et réglementaires.
À l’expiration du délai de conservation des renseignements personnels, La Clinique de Soins Infirmiers de Lévis assure la destruction physique et technologique ou l’anonymisation de ceux-ci, selon les meilleures pratiques en la matière.
Utilisation des renseignements personnels
La Clinique de Soins Infirmiers de Lévis peut utiliser les renseignements personnels aux fins suivantes et sans s’y limiter :
- Assurer la prestation de services de qualité;
- Confirmer les rendez-vous;
- Faire parvenir des rappels;
- Facturation;
- Effectuer le suivi infirmière d’un plan de traitement ou de l’évolution des symptômes suite à une évaluation;
- Partager des renseignements avec un fournisseur de services (par exemple : le laboratoire qui analyse les prélèvements);
- Communiquer afin d’obtenir une opinion à des fins d’amélioration continue;
- Assurer la communication avec l’employé, le fournisseur ou le partenaire;
- À des fins de recrutement lorsqu’un candidat envoie son CV par courriel.
Utilisation des fichiers témoins
Certaines informations sont recueillies par le biais de fichiers témoins (« Cookies »). Ces fichiers permettent à La Clinique de Soins Infirmiers de Lévis de traiter des statistiques et des informations sur le trafic. Ils permettent également de faciliter la navigation sur les pages Web et d’améliorer le service pour votre confort. Il est possible de s’opposer à l’enregistrement de ces fichiers en configurant le logiciel de navigation utilisé (voir les renseignements de votre navigateur pour ce faire).
Lorsque les fichiers témoins sont désactivés, la personne pourra continuer à naviguer sur le site. Néanmoins, tout dysfonctionnement du site causé par cette manipulation ne peut être considéré comme étant du fait de La Clinique de Soins Infirmiers de Lévis.
À qui les renseignements peuvent être transmis et pourquoi
La Clinique de Soins Infirmiers de Lévis s’engage à ne pas vendre à des tiers ou généralement commercialiser les renseignements personnels collectés.
La Clinique de Soins Infirmiers de Lévis compte sur des tiers fournisseurs afin de faire certaines analyses de laboratoires par exemple. Ci-suit une liste, non exhaustive, des tiers susceptibles de traiter les renseignements personnels que La Clinique de Soins Infirmiers de Lévis leur confie :
- CISSS de Chaudière-Appalaches (laboratoire public d’analyse des prélèvements);
- Dynacare (laboratoire privé d’analyse des prélèvements);
- Médecin partenaire.
La Clinique de Soins Infirmiers de Lévis transmet les informations requises à ces fournisseurs, car la Clinique joue le rôle d’intermédiaire entre le client et le fournisseur en question.
Un consentement sera demandé aux personnes concernées si La Clinique de Soins Infirmiers de Lévis doit communiquer à des tiers des Renseignements personnels qui ne sont pas en lien avec ses opérations courantes et ses activités ou qui sont incompatibles avec les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
Quels sont vos droits concernant ces informations
Rectification ou accès à vos renseignements personnels
Toute personne peut adresser une demande d’accès ou de rectification de ses renseignements personnels. Le Responsable de la protection des renseignements personnels s’assure de répondre par écrit à la demande, au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la demande écrite. Une preuve d’identité peut être demandée afin de valider la légitimité de la demande.
Incident de confidentialité
Advenant un incident de confidentialité ou en cas de doute, La Clinique de Soins Infirmiers de Lévis s’assure de respecter une série d’étapes prévues à son Plan de gestion des incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels, afin de prendre les moyens pour protéger les renseignements personnels impliqués, mitiger les risques de préjudice et d’en limiter les conséquences.
Interrogations, préoccupations ou plaintes
Toutes questions ou préoccupations concernant la façon dont La Clinique de Soins Infirmiers de Lévis traite les renseignements personnels au cours de leur cycle de vie au sein de l’entreprise peut être adressée au Responsable de la protection des renseignements personnels. Pour formuler une plainte quant au non-respect des procédures de traitement des renseignements personnels, une personne peut s’adresser au Responsable de la protection des Renseignements personnels.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Sandy Delisle, directrice des opérations
Tél. : 418 903-7399
Courriel : sdelisle@csilevis.com
Mise à jour de la politique
Les dernières modifications sur cette politique ont été apportées le 21 septembre 2023.
La Clinique de Soins Infirmiers de Lévis se réserve le droit d’apporter des modifications, occasionnellement, afin de garantir sa conformité avec les droits en vigueur au présent document. Toutes modifications sont applicables à partir du moment où elles sont consultables par les personnes concernées.